Covid-19 : mesures d’exception validées par MASE

Informations adhérents MASE – Spécial Covid-19

Didier Méné, Président de MASE

Corbas, le 20 mai 2020

Mesdames, Messieurs, Chers adhérents,

Nous traversons une période sans précédent dans notre histoire. Aujourd’hui, les entreprises de toutes tailles, de tous secteurs d’activité, qu’elles soient utilisatrices ou intervenantes, rencontrent de grandes difficultés liées à la lutte contre l’épidémie de Covid-19 (difficultés économiques suite à perte d’activités, etc.) mais avec une valeur forte commune : la protection de la santé et de la sécurité des équipes.

La situation évolue de jour en jour, ce qui complique d’autant l’organisation des entreprises qui doivent en permanence s’adapter.

D’un point de vue logistique, en temps normal, 2000 audits MASE sont réalisés tous les ans. La pandémie est plus ou moins marquée suivant les territoires, mais tous sont touchés. Ainsi, nombreux ont été ou sont nos adhérents à devoir repousser leur audit de mois en mois. Ces reports peuvent être dus à des difficultés financières (coût de l’audit à acquitter alors que l’entreprise manque de trésorerie), à des difficultés à planifier une activité très instable, à des accès aux sites clients restreints voire temporairement impossibles, ou encore aux difficultés pour organiser des déplacements (circulation restreinte, hôtels et restaurants fermés, etc.).

Ce sont donc autant d’audits qu’il faudra rattraper sur le second semestre (si la situation sanitaire le permet). Un risque réel d’engorgement est présent. Pour autant, la quantité d’audits à réaliser ne doit pas impacter leur qualité.

C’est pourquoi, dans ce contexte particulier, nous, entreprises utilisatrices et intervenantes composant le Conseil d’Administration de MASE, réunies en session extraordinaire le 20 mai 2020, avons décidé d’affirmer notre soutien à nos adhérents en leur donnant de la visibilité et de la stabilité pour l’année à venir. Il s’agit de décisions simples, uniques et communes pour tout notre réseau :

1. Le délai pour se présenter à l’audit initial est prorogé d’1 an pour les entreprises en cours de démarche. Cette décision s’applique également aux entreprises ayant échoué à la certification lors de leur dernier audit,
2. Parallèlement, les 4000 certificats MASE en vigueur voient leur date de fin de validité prorogée aussi d’1 an,
3. Par souci d’équité vis-à-vis des entreprises qui souhaitent et peuvent organiser leur audit de renouvellement normalement dans les mois qui viennent, il sera exceptionnellement ajouté une année supplémentaire de validité aux certifications, qui seraient obtenues suite aux audits réalisés (1 + 1 an ou 3 + 1 an). Cette mesure sera appliquée pour tous les audits réalisés jusqu’au 31 décembre 2020.

Les dates de validité seront mises à jour rapidement sur notre site internet.

D’un point de vue opérationnel, nous réaffirmons que notre système de management est un pilier pour les entreprises pour la prise en compte du risque Covid-19 dans leurs activités.

La période que nous vivons met en lumière toute la valeur de notre démarche de prévention performante, pour protéger la santé-sécurité des équipes et le bon fonctionnement des entreprises.

Plus que jamais, c’est sur le terrain que les démarches de prévention doivent être effectives et elles le seront par le maintien d’une étroite collaboration entre les entreprises utilisatrices et intervenantes. C’est ensemble que nous trouverons les meilleures solutions.

Nous nous sommes toutes et tous adaptés, réorganisés pour que l’activité continue, ou reprenne. MASE aussi. Les audits se poursuivent et sont traités suivant nos standards habituels qui donnent la priorité à la réalité du terrain, tout en intégrant comme il se doit les gestes barrières, la distanciation sociale… Nous demandons ainsi à nos auditeurs d’être attentifs à l’intégration du risque Covid-19 dans les démarches de prévention de nos adhérents. Mais nous devons tous nous rappeler que les risques industriels, les risques métiers… sont toujours là. Porter un masque n’empêche pas une chute de hauteur !

Si ces mesures permettront à certains d’entre nous de décaler la charge du prochain audit, elles ne nous exonèrent donc pas de maintenir des démarches de prévention actives sur le terrain. MASE s’en assurera via les prochains suivis semestriels (une des particularités et des forces de notre système), la qualité des audits système annuels réalisés, etc.

A ce titre, dans la mesure du possible, nous encourageons exceptionnellement cette année nos adhérents à le réaliser avec un cabinet d’audit agréé qui pourra les aider à garder un œil critique sur leur système. Il ne s’agit pas d’une obligation, nombre d’entre vous ayant leurs propres auditeurs internes, le réalisant via des audits croisés, faisant appel à leur propre consultant, etc. Ces solutions sont toujours conformes à l’exigence MASE d’un audit système annuel.

MASE est une association d’entreprises au service des entreprises. Sachez bien que nous sommes et serons à vos côtés pour vous aider à traverser cette période compliquée, tout en garantissant la santé et la sécurité des salariés et des opérations. N’hésitez pas à vous rapprocher de vos interlocuteurs MASE habituels qui restent à votre disposition pour toute question.

Prenez bien soin de vous et de vos proches.

Didier Méné, Président de MASE

Pour télécharger le courrier au format pdf, cliquez ici.

Annexes

Modalités d’application

• Ces mesures sont applicables immédiatement.
• La prorogation d’un an de votre certificat en cours de validité sera effective rapidement sur notre site internet www.mase-asso.fr . Vous n’avez rien à faire.
• Notre site internet fera foi pour prouver votre nouvelle date de certification. Les 4000 certificats ne seront pas réédités. Cela ne pourra être fait que de manière très exceptionnelle et uniquement sur demande justifiée.
• Les entreprises en cours de démarche suite à un échec de certification lors de leur dernier audit, voient leur délai prorogé d’un an pour se présenter à un nouvel audit (soit 24 mois maximum au lieu de 12 mois).

Cas pratiques de prorogation de certificats

• L’entreprise A qui avait un certificat valide jusqu’au 30 mars 2020, reste certifiée jusqu’au 30 mars 2021.
• L’entreprise B dont le certificat est valide jusqu’au 1^er février 2023 (certification 3 ans obtenue en février 2020) est maintenant certifiée jusqu’au 1^er février 2024.
• L’entreprise C a un certificat valide jusqu’au 1^er juillet 2020. Elle est réauditée à son échéance normale et obtient la certification 3 ans. Sa nouvelle certification sera valide jusqu’au 1^er juillet 2024 (3 ans + 1 an).
• L’entreprise D a un certificat valide jusqu’au 1^er juillet 2020. Elle peut organiser son audit mais avec un peu de décalage par rapport à sa « date d’anniversaire ». L’audit se déroule en octobre 2020 et elle obtient la certification pour 1 an. Sa nouvelle certification sera valide jusqu’au 1^er juillet 2022 (1 an + 1 an). Maintien de la « date d’anniversaire » du certificat.
• L’entreprise E a un certificat valide jusqu’au 1^er septembre 2020. Elle peut organiser son audit mais avec un peu de décalage par rapport à sa « date d’anniversaire ». L’audit se déroule en décembre 2020 et elle obtient la certification pour 3 ans. Sa nouvelle certification sera valide jusqu’au 1^er septembre 2024 (3 ans + 1 an). Maintien de la « date d’anniversaire » du certificat.