Agrément des auditeurs

objet :

Cette procédure a pour but de décrire le processus de candidature et le cursus d’agrément d’un auditeur présenté par un cabinet d’audits agréé Système commun MASE – France Chimie. Il précise également les missions du cabinet d’audits, de l’auditeur et les règles d’éthique applicables à leur fonction.

CURSUS D’AGREMENT

Candidature

Le cabinet d’audits agréé informe l’administrateur local de son choix de sa demande de candidature d’un nouvel auditeur, en privilégiant la zone d’intervention du candidat. Il s’assure au préalable que le candidat ai une connaissance fine du référentiel MASE, ai une expérience préalable d’auditeur, maîtrise les techniques d’audit, connait la réglementation Santé Sécurité Environnement et suit l’évolution du milieu industriel et de ses besoins. Il transmet à l’administrateur le curriculum vitae du candidat et une copie de son habilitation obtenue à l’issue de la formation à la sécurité du personnel des entreprises extérieures (FSPEE niveau 1 ou GIES 1 à minimum).

L’association locale examine la recevabilité de la candidature en complétant le premier volet de la fiche d’analyse de candidature d’un auditeur (voir annexe 1 : Candidature auditeurs Copil).

Si la candidature est jugée irrecevable, l’association locale informe le cabinet d’audit de sa décision et transmet l’annexe 1 renseignée à MASE pour enregistrement.

Si la candidature est jugée recevable, la connaissance fine du référentiel par l’auditeur est ensuite vérifiée via un outil de test fourni par MASE.

Si l’auditeur réussit le test, il vient présenter sa candidature devant les membres du Comité de Pilotage local. A l’issue de l’entretien, le Comité délibère et statue sur la capacité du candidat à poursuivre le cursus d’agrément. Il informe le candidat auditeur de la décision et complète le deuxième volet de la fiche d’analyse de candidature d’un auditeur.

Ce document est communiqué à l’administrateur MASE qui transmet la décision au cabinet d’audits et à l’organisme de formation. S’en suivra la formation initiale de l’auditeur.

Si l’auditeur échoue au test, le processus d’agrément s’arrête à ce stade. Si le cabinet souhaite représenter la candidature de l’auditeur, il pourra le faire après 6 mois (suivant la date de l’échec) et devra donner les preuves à MASE de la réalisation d’un travail d’approfondissement des connaissances du candidat. MASE peut si nécessaire demander l’avis du CSP pour valider l’autorisation du candidat à se représenter au test de connaissance fine du référentiel. Si le candidat échoue une seconde fois, le processus d’agrément s’arrête Aucun cabinet ne pourra représenter ce candidat avant 18 mois suivant l’échec au test. Cette nouvelle candidature sera soumise à l’avis du CSP sur la base de preuves formelles de la maitrise de la connaissance fine du référentiel par le candidat.

Agrément initial

Après validation par le Comité de Pilotage, le cabinet d’audits agréé concerné inscrit le candidat, dans un délai maximum d’un mois, à la première session disponible de formation initiale MASE auprès de l’organisme de formation. Ce dernier confirme l’inscription de l’auditeur auprès de MASE.

L’auditeur participe à la formation initiale. L’organisme de formation valide les compétences du stagiaire par un test final et communique ses conclusions à MASE qui valide ou non l’agrément de l’auditeur.

MASE informe le cabinet d’audits du résultat et lui adresse le certificat d’auditeur Système commun MASE – France Chimie en cas d’agrément. L’auditeur ne peut réaliser des audits de certification qu’après la confirmation par MASE de son agrément.

L’agrément d’un auditeur est délivré pour une durée de 3 ans.

Renouvellement Agrément

L’agrément est reconduit tacitement tous les 3 ans sous condition de signature de la charte d’engagement des auditeurs « Procédure Intermase 3 annexe 4 » par l’auditeur et son(ses) cabinet(s) référent(s).

Cas des nouveaux auditeurs

Pour les auditeurs nouvellement formés, le renouvellement de l’agrément est réalisé 18 mois après la formation, en condition réelle, par supervision lors d’un audit de certification et sa restitution.

Le superviseur, mandaté par l’organisme externe chargé du processus de supervision, transmet les conclusions de la supervision au Comité de Suivi Pédagogique qui préconise le renouvellement ou non de l’agrément. MASE (ce renouvellement peut être conditionné par la mise en place d’actions complémentaires).

Le renouvellement est validé par le Président de MASE.

Sanction et retrait d’un agrément

Seul MASE, en concertation avec les associations locales, est autorisé à retirer l’agrément d’un auditeur.

Règle des 4 audits

Afin de maintenir leur compétence, les auditeurs doivent réaliser à minima 4 audits par an. Les auditeurs, qui n’ont pas effectué ces 4 audits, perdent leur agrément. Ils ne peuvent le solliciter de nouveau qu’après une période de 2 ans. L’auditeur a la possibilité de postuler à nouveau, après avoir validé sa demande auprès de MASE, afin de reprendre le cursus d’agrément.

Fiches écart

En cas de dysfonctionnement/problèmes, le Comité de Pilotage local a la possibilité d’émettre une fiche d’écart auditeur. Dans le cas de trois fiches d’écarts auditeur émises dans un délai de 18 mois (hors fiches d’écart levées suite à supervision), provenant d’un ou plusieurs Comité de Pilotage, l’auditeur concerné perd immédiatement son agrément. Le cabinet d’audits concerné peut éventuellement demander à MASE, d’inscrire l’auditeur à une nouvelle session de formation initiale.

Supervision complémentaire

En cas de difficultés observées via les notes, les fiches d’écart, les commentaires émis par les Comités de Pilotage, le Comité de Suivi Pédagogique peut préconiser une supervision complémentaire.

Cette demande de supervision sera validée par le Président de MASE.

Elle sera effectuée par l’organisme externe chargé du processus de supervision, en condition réelle, lors d’un audit de certification et sa restitution.

Le superviseur, mandaté par l’organisme externe chargé du processus de supervision, transmet les conclusions de la supervision au Comité de Suivi Pédagogique qui préconise le maintien ou non de l’agrément MASE (ce maintien peut être conditionné par la mise en place d’actions complémentaires).

Le maintien ou le retrait de l’agrément sont validés par le Président de MASE.

Le cabinet d’audits concerné peut éventuellement demander à MASE, d’inscrire l’auditeur à une nouvelle session de formation initiale.

Ethique

Dans un esprit de concertation et un climat de confiance, MASE, les auditeurs signent la Charte d’engagement des auditeurs (voir annexe 3 : Charte d’engagement des auditeurs).

Les auditeurs ne peuvent, au cours de l’audit de certification et dans les 6 mois suivant cet audit, soumettre à l’entreprise auditée des propositions commerciales concernant des formations ou accompagnements relatifs à la certification Système commun MASE – France Chimie.

Un auditeur ne peut pas effectuer plus de 2 audits consécutifs dans la même entité. Lorsqu’un auditeur, référencé pour 2 cabinets d’audits agréés, a réalisé deux audits consécutifs dans une entreprise pour l’un des 2 cabinets, l’audit de certification suivant peut-être affecté à l’autre cabinet, sous réserve que l’audit ne soit pas effectué par l’auditeur ayant réalisé les 2 audits précédents consécutifs.

Un auditeur ne peut être agréé que pour 2 cabinets d’audits. Dans le cas où l’auditeur a réalisé une mission de conseils (accompagnement, audit blanc..) :

au nom de l’un des deux cabinets, l’audit de certification ne peut pas être affecté au cabinet qui a réalisé l’audit à blanc. Par contre, l’audit de certification peut être affecté à l’autre cabinet, sous réserve que l’audit ne soit pas effectué par l’auditeur ayant réalisé l’audit blanc.

au nom de sa propre entreprise, l’audit de certification peut-être affecté à l’un des deux cabinets au nom duquel il est référencé, sous réserve que l’audit ne soit pas effectué par l’auditeur ayant réalisé l’audit blanc.

Les auditeurs s’engagent à traiter comme confidentielles toutes les informations auxquelles ils ont accès au cours de leurs missions. Ces informations ne peuvent être communiquées qu’à l’administration MASE locale.

En cas de problèmes rencontrés avec un auditeur dont la conduite serait contraire à la déontologie et aux obligations du métier d’auditeur, le Système Commun MASE – France Chimie via son Comité de coordination (association MASE) se réserve le droit de le sanctionner.

Exemples d’autres situations pouvant entrainer une sanction :

Difficultés récurrentes dans la gestion des audits (retard dans la réalisation des audits, de l’envoi des rapports d’audit, annulations d’audits, etc.).
Evaluations faibles de l’auditeur par les Comité de Pilotage suite aux audits restitués, non pertinence des audits réalisés (échantillonnage de l’audit terrain inadapté, etc.), comportements inadaptés (non-ouverture au dialogue, énervement, agressivité, etc.) de l’auditeur vis-à-vis des entreprises auditées, des membres des comités de pilotage, des membres des équipes d’administration MASE ou des membres du CSN, etc.
Non-respect de l’interdiction de réaliser des activités de conseils, audit à blanc et d’audit de certification au sein d’une même entreprise tel que défini dans ce document, que ce soit avec le cabinet d’audit agréé ou une autre structure.

Le traitement sera le suivant en fonction de la gravité des faits :

Envoi d’un courrier recommandé, papier ou courriel, par MASE à l’auditeur concerné (copie au cabinet d’audit concerné) avec demande de correction immédiate.

Si la situation persiste, suspension provisoire de 6 mois de l’agrément d’auditeur. Durant cette période, l’auditeur suspendu et le cabinet concerné pourront transmettre à MASE tout élément correctif mis en place afin que les problèmes ne se reproduisent plus. Ces éléments seront analysés afin de statuer sur l’agrément de l’auditeur au terme des 6 mois de suspension provisoire (levée de la suspension de l’agrément, maintien de la suspension de l’agrément pour 6 mois supplémentaires, retrait définitif de l’agrément).

Sans nouveaux éléments reçus de la part du cabinet, le retrait d’agrément sera automatiquement prononcé.

En fonction de la gravité des faits rapportés, la suspension ou le retrait définitif d’agrément de l’auditeur pourra être directement prononcé. Cela concerne particulièrement les problèmes liés au comportement des auditeurs ou le non-respect de l’interdiction de réaliser des activités de conseils, audit à blanc et d’audit de certification au sein d’une même entreprise, que ce soit avec le cabinet d’audit pour lequel l’auditeur est agréé ou via une action conjointe réalisée avec une autre structure.

En cas de retrait d’agrément, l’auditeur peut recandidater à cet agrément au bout de 3 ans à compter de la date du retrait prononcé par le CSN.

MISSIONS DES AUDITEURS

Seuls les auditeurs agréés par MASE peuvent effectuer des audits de certification Système commun MASE – France Chimie.

Il a pour mission de :

Réaliser un audit de certification Système commun MASE – France Chimie, conformément aux exigences du Manuel MASE,
Rédiger un rapport d’audit,
Restituer l’audit de certification devant les membres du Comité de Pilotage.

REGLES D’ETHIQUE DES CABINETS

Dans un esprit de concertation et un climat de confiance, MASE et les cabinets d’audits signent la charte d’engagement des cabinets d’audits (voir annexe 7 : charte d’engagement des cabinets d’audits)

Il est absolument interdit à un cabinet d’audit agréé MASE – France Chimie d’exercer simultanément des missions de conseils (accompagnement, audit à blanc…) et de certification au sein d’une même entité. Cela se traduit par l’impossibilité pour un cabinet d’audits d’effectuer un audit de certification Système commun MASE – France Chimie, moins de 2 ans après avoir effectué une mission de conseils dans le domaine du management SSE au sein de cette entité.

L’usage de sociétés appartenant à un même groupe de sociétés au sens des articles L233-1 et suivants du Code du commerce est également interdit pour réaliser avec l’une l’accompagnement, l’audit à blanc, …. et l’autre l’audit de certification.

Exemples de cas de figure de sociétés appartenant à un même groupe de sociétés :

sociétés détenues directement ou indirectement à plus de 50 % par une société mère, tête de groupe, commune ;
sociétés dont le(s) dirigeant(s) est/sont commun(s) ou partiellement commun(s),
sociétés dont le(s) dirigeant(s) sont proche(s) (époux, épouse, fils, fille, conjoint, conjointe …)

Ces situations de risque de conflit d’intérêt sont de nature à remettre en cause l’objectivité des audits de certification réalisés, nuisant ainsi à la réputation de la certification système commun MASE-France Chimie et donc à la confiance de nos adhérents dans notre système.

Toute situation susceptible de présenter un conflit d’intérêt doit être remontée à MASE par le cabinet. MASE analysera la situation et la soumettra si nécessaire au CSN pour décision.

En cas de problème rencontrés avec un cabinet d’audit, le Comité Stratégique National se réserve le droit de sanctionner un organisme dont la conduite serait contraire à la déontologie et aux obligations des organismes d’audits.

Exemples de problèmes pouvant entrainer une sanction :

Difficultés récurrentes dans la gestion des audits (retard dans la réalisation des audits, de l’envoi des rapports d’audit, annulations d’audits, etc.).

Difficultés rencontrées avec un ou plusieurs interlocuteurs représentant le cabinet (dirigeants, auditeurs salariés ou freelances, etc.). Ces difficultés peuvent être multiples : évaluations faibles d’un ou plusieurs auditeurs par les Comité de Pilotage suite aux audits restitués, non pertinence des audits réalisés (échantillonnage de l’audit terrain inadapté, etc.), comportements inadaptés (non ouverture au dialogue, énervement, agressivité, etc.) d’un ou plusieurs interlocuteurs représentant le cabinet vis-à-vis des entreprises auditées, des membres des comités de pilotage, des membres des équipes d’administration MASE ou des membres du CSN, etc.

Cette situation traduirait une non maitrise par le cabinet agréé des interlocuteurs le représentant

Non-respect de l’interdiction de réaliser des activités de conseils, audit à blanc et d’audit de certification au sein d’une même entreprise tel que défini dans ce document, que ce soit avec le cabinet d’audit agréé ou via une action conjointe réalisée avec une autre société filiale, société sœur, etc.

Le traitement sera le suivant en fonction de la gravité des faits :

Envoi d’un courrier recommandé (papier ou courriel) par MASE au cabinet concerné avec demande de correction immédiate.

Si la situation persiste, le problème sera remonté au CSN pour validation de la suspension provisoire de 6 mois de l’agrément du cabinet d’audit concerné. Durant cette période, le cabinet d’audit suspendu pourra transmettre à MASE tout élément correctif mis en place afin que les problèmes ne se reproduisent plus. Ces éléments seront transmis au CSN pour analyse et décision au terme des 6 mois de suspension (levée de la suspension de l’agrément, maintien de la suspension de l’agrément pour 6 mois supplémentaires, retrait définitif de l’agrément). Sans nouveaux éléments reçus de la part du cabinet, le retrait d’agrément sera automatiquement prononcé.
En fonction de la gravité des faits rapportés, la suspension ou le retrait d’agrément définitif pourra être directement prononcé par le CSN. Cela concerne particulièrement les problèmes liés au comportement des interlocuteurs du cabinet ou le non-respect de l’interdiction de réaliser des activités de conseils, audit à blanc et d’audit de certification au sein d’une même entreprise, que ce soit avec le cabinet d’audit agréé ou via une action conjointe réalisée avec une autre société filiale, société sœur, etc.

En cas de retrait d’agrément, le cabinet peut recandidater à cet agrément au bout de 3 ans à compter de la date du retrait prononcé par le CSN.

Les cabinets d’audits s’engagent à traiter comme confidentielles toutes les informations auxquelles ils ont accès au cours de leurs missions. Ces informations ne peuvent être communiquées qu’à l’administration MASE locale.

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