Accompagnement d’une nouvelle association

 

OBJET

 

Cette procédure précise les modalités d’accompagnement mis en place par MASE France et International lors de la création d’une nouvelle association MASE locale.

 

PREAMBULE

 

La création de l’association locale doit avoir été validée au préalable par le Conseil d’Administration de MASE France et International avant le début de l’accompagnement (voir procédure inter-mase n°1 « Fondamentaux de MASE »).

 

PROCESSUS

 

L’association MASE France et International est en charge et est garante de l’accompagnement des nouvelles associations. Elle désigne la personne (parrain) qui sera l’interlocutrice dédiée d’une nouvelle association. Le parrain réalisera l’accompagnement opérationnel et s’assurera de la bonne application des procédures MASE localement.

Dès la création de l’association, celle-ci est adhérente de MASE France et International et aura accès à tous les outils développés par cette dernière.

L’accompagnement s’arrêtera une fois l’association parrainée devenue autonome (cf Procédure Im n°1).

 

ACCOMPAGNEMENT

 

L’accompagnement est de plusieurs types :

 

• Installation administrative de l’association
  • Aide à la rédaction des statuts,
  • Définition de la fiche mission de l’Administrateur,
  • Mise en place de la charte entreprise utilisatrice.

 

• Soutien financier:

Afin de faciliter le démarrage de l’association, une fois la création de l’association validée par le Conseil d’Administration de MASE France et International, celle-ci apporte le soutien financier suivant :

Cotisation appelée pour contribuer au budget de MASE France et International :

• Pas de cotisation pendant la première année de fonctionnement de la nouvelle association,
• Cotisation réduite à 50% de sa valeur normale pendant la deuxième année de fonctionnement.
• Avance de trésorerie : Le démarrage d’une association nécessite des démarches administratives (obtention du récépissé de dépôt des Statuts avec numéro d’enregistrement, ouverture d’un compte bancaire, édition des cotisations et encaissements de celles-ci, …). MASE France et International peut si nécessaire faire une avance de trésorerie. Celle-ci devra être formalisée et justifiée auprès du Conseil d’Administration de MASE France et International pour validation. Cette avance de trésorerie devra être remboursée au plus tard 9 mois après la création de l’association.

 

• Promotion de la démarche

Le parrain accompagnera l’association parrainée à l’animation de réunions de promotion de la démarche auprès :

• Des entreprises utilisatrices (EU) et intervenantes (EI),
• Des instances locales (patronat, sécurité sociale, syndicat, écoles, etc.),
• Des médias.
• …

 

• Formation du Conseil d’Administration et du Comité de Pilotage

Les modalités de composition du Conseil d’Administration et du Comité de Pilotage sont définies par les statuts de l’association (élections, représentativité des EU et des EI, certification 3 ans pour siéger, …).

 

Au démarrage de l’association, si le nombre d’entreprises intervenantes certifiées 3 ans n’est pas suffisant pour composer le Conseil d’Administration et le Comité de Pilotage, le Conseil d’Administration de la nouvelle association, peut décider de déroger temporairement aux statuts. Des EI qui ne sont pas certifiées 3 ans peuvent être élues dans ces instances. Cependant, elles ne peuvent pas siéger / pas voter au comité de pilotage tant qu’elles n’ont pas obtenu la certification 3 ans.

 

Une fois créé, le Comité de Pilotage est formé au fonctionnement de MASE et à ses missions (prise de décisions de certification, …) suivant le processus décrit dans la procédure Im n°2 « instances MASE ».

 

 

• Adhésion des EU et des EI

L’adhésion des entreprises se fait suivant les processus décrits dans les procédures Im n°3 « processus de certification » et Im n°6 « procédure d’adhésion entreprise utilisatrice ».

 

Si besoin, l’association nouvellement créée peut proposer, aux premières entreprises adhérant, de s’engager dans la démarche suivant le processus ci-dessous :

 

• Réunion de lancement dans la démarche (formation) :

Elle intègre :

• Le fonctionnement de MASE (processus de certification, …),
• La connaissance du Manuel,
• La présentation de la feuille de route reprenant l’ensemble des questions du référentiel et donnant des axes de travail pour la mise en place du système dans les entreprises.
• La présentation du processus d’accompagnement (phases, points avancement).

 

 

 

• Suivi de l’avancement du déploiement de la feuille de route :

La mise en place se fait en 3 phases (de 6 mois chacune environ). La phase 1 concerne les axes 1 et 2. La phase 2 concerne l’axe 3. La phase 3 concerne les axes 4 et 5.

A la fin de chacune des phases, un point d’avancement est proposé avec l’association locale.