Processus de certification

objet :

Cette procédure a pour but de définir les critères nécessaires à l’adhésion d’une entité souhaitant parvenir à la certification système commun MASE – France Chimie ainsi que le processus de certification.

 

1. PERIMETRE DE CERTIFICATION

 

1. Définition du périmètre

 

Toute entité mettant en place un système de management Sécurité, Santé, Environnement (SSE) se doit de mettre en œuvre l’amélioration continue sur l’ensemble de ses activités et pour l’ensemble de son personnel.

 

La certification est délivrée à une entité autonome, d’un point de vue organisationnel et opérationnel.

 

Entité autonome : Elle comporte une direction locale (employeur) et des équipes opérationnelles. Elle doit être autonome dans la mise en place de son système SSE, de son fonctionnement, de son suivi et de la mesure de son efficacité. Elle déploie et fait vivre sur le terrain son propre système de management SSE.

 

Centre de travaux : C’est une structure opérationnelle, déportée géographiquement afin de gérer les activités et/ou le(s) client(s) d’un secteur, dépourvue de pouvoir décisionnel et d’autonomie vis à vis du système de management SSE.

 

Un centre de travaux n’est pas certifiable car il n’est garant d’aucune démarche de management SSE et peut être audité au titre de l’audit terrain.

 

2. Modification du périmètre

 

Toute modification importante dans la structure du périmètre de l’entité autonome (changement de dénomination sociale, fusion, rachat ou autre…) doit être signalée à l’administration locale dans un délai d’un mois.

 

Dans le cas d’une entreprise certifiée, le Comité de Pilotage apprécie si les conditions qui ont permis l’obtention de la certification sont bien maintenues et statue, suivant les éléments apportés, sur la nécessité ou non d’un nouvel audit.

 

En cas de fusion d’entreprises certifiées, la nouvelle entité créée peut demander l’édition d’un certificat couvrant le nouveau périmètre. Après étude de la nouvelle organisation, le comité de pilotage statue sur la possibilité de fusionner les certificats :

– Si validation de la fusion des certificats, le nouveau certificat est émis avec l’échéance la plus courte des certificats à fusionner,

– Si refus de la fusion des certificats, le comité de pilotage définira une date pour un nouvel audit de certification prenant en compte le nouveau périmètre.

Dans le cas d’un transfert de dossier d’une entreprise adhérente, d’une association MASE locale à une autre, l’ensemble du dossier est transmis. Il est convenu que les cotisations ne font pas l’objet d’une régularisation entre les associations MASE. L’entreprise règle sa cotisation due à l’association à laquelle elle appartenait au 1^er janvier de l’année du transfert.

 

1. PROCESSUS DE CERTIFICATION

 

1. Adhésion à une association locale

 

Toute entreprise intervenante, souhaitant obtenir la certification système commun MASE – France Chimie, fait adhérer l’entité autonome à l’association locale dont elle dépend géographiquement (voir annexe 1 : carte des associations MASE).

 

Pour adhérer, chaque entreprise doit compléter le formulaire de demande d’adhésion et le transmettre à l’administration régionale. Chaque entité autonome doit régler la cotisation annuelle (voir annexe 2 : Formulaire de demande d’adhésion).

 

2. Réunion de lancement

 

La candidature étant acceptée par l’association MASE locale, l’entreprise obtient le statut d’entreprise engagée pour une durée maximum de 18 mois. L’entreprise rencontre l’administrateur local pour la tenue de la réunion de lancement.

 

L’objectif de cette réunion est de présenter l’association, le Manuel Système commun MASE – France Chimie composé du référentiel et des annexes, afin que l’entreprise puisse s’approprier et adapter le système de management SSE à sa structure. La structure administrative valide avec l’entreprise le périmètre et l’ensemble des activités à certifier.

 

3. Mise en place du système SSE

 

Chaque entreprise engagée définit et met en œuvre les actions nécessaires à l’élaboration et à l’application de son système de management.

 

Cette phase d’élaboration doit refléter la volonté de la direction de l’entreprise de mettre en place une démarche de gestion et d’amélioration de la Sécurité, de la Santé et de l’Environnement, en adéquation avec la culture de son entreprise.

 

 

 

4. Réunion préparatoire à l’audit initial

 

Quand l’entreprise estime que son système de management SSE est satisfaisant et que celui-ci a été réellement appliqué sur une durée suffisante (9 mois semblent être une durée minimale), elle informe la structure administrative de sa volonté de demander l’audit de certification.

 

La structure administrative propose alors une réunion avec l’entreprise afin de confirmer le périmètre et les activités, faire le point sur la mise en place et le vécu du système et déterminer la période de l’audit.

 

1. DEMANDE D’AUDIT DE CERTIFICATION

 

L’entreprise complète le formulaire de demande d’audit où elle indique le nom du cabinet d’audits agréé par le Comité Stratégique National MASE – France Chimie, qu’elle a choisi dans la liste accessible sur le site internet de MASE.

 

Dans le cas d’un audit de renouvellement, l’entreprise demande le formulaire de demande d’audit dans un délai de 4 mois avant l’expiration de son certificat afin d’en assurer la continuité (voir annexe 3 : Formulaire de demande d’audit).

 

Un cabinet d’audits ou un auditeur agréé ne pourra pas réaliser plus de deux audits consécutifs dans la même entreprise.

 

Si l’entreprise s’est fait assister par un cabinet d’audits ou un auditeur agréé pour la mise en place ou l’audit de son système, celui-ci ne pourra pas être sollicité pour l’audit de certification.

Peuvent participer aux audits de certification MASE uniquement les consultants* qui fournissent un soutien continu à une entreprise et travaillent en étroite collaboration avec les équipes internes pour mettre en place, maintenir ou améliorer le système de management SSE.

*On entend par consultant, un prestataire fournissant des services en conseils pour un client.

 

1. Cas des audits multi-sites

 

Un audit multi-sites peut être réalisé pour une entreprise disposant de plusieurs entités autonomes et ayant développé un système documentaire commun.

L’audit multi-sites nécessite un seul audit documentaire dans l’une des entités autonomes.  Pour chaque entité autonome, un audit terrain est obligatoire et un complément d’audit documentaire peut être réalisé si nécessaire.

L’audit multi-sites est réalisé par un même auditeur, qui effectue l’ensemble des audits dans un délai de deux mois maximum. Dans le cas où un même auditeur ne peut assurer l’ensemble des audits, tous les auditeurs participant à l’audit doivent assister à l’audit documentaire commun aux différentes entités autonomes. S’il n’y a pas possibilité de réaliser tous les audits dans un délai de deux mois, un nouvel audit documentaire doit être réalisé. L’auditeur établit un rapport et réalise une restitution pour chaque entité autonome.

Chaque entité est certifiée par le Comité de Pilotage local dont elle dépend avec un certificat par entité.

La demande d’audit multi-sites est adressée à l’administrateur local où se déroule l’audit documentaire. Ce dernier pilote l’organisation de cet audit en collectant les informations nécessaires auprès des autres associations concernées (voir annexe 4 : Formulaire de demande d’audits multi-sites).

 

 

2. Certification d’une société à l’étranger

 

L’entité autonome à certifier, basée à l’étranger, adhère à l’association locale de son choix. Les échanges avec l’administration et l’auditeur s’effectuent en présence du responsable du périmètre à certifier, d’un traducteur ou d’une personne de l’encadrement de l’entreprise parlant français. Les documents présentés doivent être traduits en français.

 

L’audit est réalisé en français si l’entreprise a la maîtrise de la langue, dans la langue du pays si l’auditeur la maîtrise suffisamment, dans la langue du pays avec la présence d’un traducteur.

 

Il est obligatoire de prévoir un traducteur pour l’audit terrain afin de faciliter les échanges avec tous les acteurs de l’entreprise.

 

Le rapport d’audit est rédigé en français.

 

3. Certificat Système commun MASE – France Chimie

 

L’attribution du certificat MASE – France Chimie a pour objet de garantir la conformité du système de management SSE d’une entreprise.

 

Les associations locales délivrent à chaque entreprise certifiée un certificat précisant le périmètre et les activités validés en Comité de Pilotage (voir annexe 5 : certificats).

 

Les noms commerciaux et les centres de travaux n’apparaissent pas sur le certificat. A la demande de l’entreprise, le nom commercial peut être ajouté sur le certificat et un courrier peut-être établi par l’administration en nommant les centres de travaux.

 

4. Suivi de la certification

 

1. Toute entreprise adhérente s’engage à communiquer son suivi semestriel via le site internet de Mase.

Le suivi semestriel est composé :

• En juin, d’un questionnaire quantitatif pour l’ensemble des adhérents.
• En décembre, pour les entreprises certifiées : d’un questionnaire quantitatif, d’un questionnaire qualitatif et d’éventuels documents complémentaires.
• En décembre, pour les entreprises engagées : d’un questionnaire quantitatif uniquement.

 

 

 

 

 

Si le suivi semestriel n’est pas renseigné ou incomplet, la suspension ou le retrait du certificat en cours de validité pourra être décidé par le Comité de Pilotage selon les modalités suivantes :

 

Au 1^er défaut constaté :

• Premier avertissement officialisé par une lettre recommandée avec accusé de réception. Cet avertissement reste dans le dossier de l’entreprise pour une période de 3 ans (soit 6 suivis semestriels, suivi semestriel ayant fait l’objet du 1^er défaut inclus).

 

Au 2ème défaut constaté au cours de la période de 3 ans :

• Certification suspendue pour 3 mois. L’entreprise dispose de ce délai pour fournir des éléments permettant de résoudre l’anomalie rencontrée (envoi des documents manquants, éléments permettant de lever la suspension, etc.) Le Comité de Pilotage, après examen du dossier, validera la fin de la suspension (au terme des trois mois). L’entreprise pourra de nouveau faire valoir sa certification jusqu’à la date du renouvellement du certificat.
• Si l’entreprise ne fournit pas les éléments demandés dans le délai des 3 mois de suspension, le retrait définitif du certificat en cours est prononcé par le comité de pilotage. L’entreprise n’est plus enregistrée dans la catégorie « certifiée ».

Elle peut se présenter à l’audit dans un délai de 6 à 12 mois suivant la date de la décision du retrait du certificat prononcée par le Comité de Pilotage. Cet audit sera un audit de renouvellement avec levée des écarts de l’audit précédent.

 

Au 3ème défaut constaté au cours de la période 3 ans :

Retrait de certification directement prononcé par le comité de pilotage. L’entreprise n’est plus enregistrée dans la catégorie « certifiée » mais « engagée ». Elle peut se présenter à l’audit dans un délai de 6 à 12 mois suivant la date de la décision du retrait de certificat prononcée par le Comité de Pilotage. Cet audit sera un audit de renouvellement avec levée des écarts de l’audit précédent.

 

1. Un audit système complet (analyse documentaire et analyse terrain) est obligatoire une fois par an afin de mettre en avant les bonnes pratiques et points positifs, d’identifier les actions issues des écarts et pistes d’amélioration. L’audit de certification est comptabilisé comme un audit système pour l’année en cours.

 

1. REGLES DE CERTIFICATION

 

La certification Système Commun MASE-France Chimie n’est ni transférable, ni vendable. L’entreprise intervenante est certifiée pour l’ensemble de ses activités.

 

• Non-respect des échéances :

 

• Audit initial : toute entreprise, qui n’a pas demandé l’audit dans un délai de 18 mois après son lancement et qui ne justifie pas de la mise en place effective de son système, quitte la liste des entreprises engagées et n’est donc plus adhérente à l’association locale.

 

 

• Audit de renouvellement : toute entreprise qui n’a pas demandé l’audit à échéance de certification quitte la liste des entreprises certifiées. Elle n’est donc plus adhérente à MASE, sauf en cas de demande de dérogation justifiée par l’entreprise et validée par l’association locale.

 

Réengagement : Si l’entreprise intervenante souhaite demander une nouvelle adhésion à une association, elle ne peut le faire qu’après un délai de carence de 6 mois suivant la date de retrait de l’association. Au terme de ces 6 mois, elle suit le protocole suivant :

 

• Soutenir sa candidature auprès de l’administrateur ou devant le Comité de Pilotage pour justifier et motiver son engagement,
• Si acceptation de la candidature, l’entreprise transmet son formulaire de demande d’adhésion et doit être auditée dans un délai maximum de 6 mois suivant la date de réengagement.

 

• Règle du 2x 1 an: La certification est attribuée pour une durée de 1 an ou 3 ans. L’amélioration continue et un système dynamique sont essentiels pour obtenir des résultats pérennes. Ainsi la certification 1 an ne peut être délivrée plus de deux fois consécutivement : le résultat de l’audit suivant sera 3 ans ou non certification.

 

• Echec à la certification: Si une entreprise intervenante échoue à la certification, elle est répertoriée dans la liste des entreprises engagées et elle bénéficie de 12 mois maximum, avec un délai de carence de 6 mois, avant de se présenter à un nouvel audit de certification. Cet audit sera un audit initial avec levée des écarts de l’audit précédent.

Une entreprise non certifiée peut bénéficier d’un rendez-vous avec le président ou un membre du Comité de Pilotage.

 

• Après deux échecs à la certification : l’entreprise n’est plus adhérente à l’association. Toutefois, le Comité de Pilotage peut exceptionnellement décider de déroger à cette règle s’il est convaincu et a la preuve que l’entreprise met réellement son système en place mais rencontre des difficultés.

 

Réengagement : si l’entreprise souhaite représenter sa candidature, elle ne peut le faire qu’après un délai de carence de 18 mois suivant la date de retrait de l’association. Au terme de ces 18 mois, elle suit le protocole de réengagement suivant :

 

• Soutenir sa candidature auprès de l’administrateur ou devant le Comité de Pilotage pour justifier et motiver son engagement,
• Si acceptation de la candidature, l’entreprise transmet son formulaire de demande d’adhésion et sera auditée dans un délai maximum de 6 mois suivant la date de réengagement.

 

• Ré adhésion : toute entreprise intervenante ayant quitté une association depuis plus de 5 ans, a de nouveau accès au statut d’engagée pour une durée de 18 mois avant de se présenter à un audit de certification.

 

 

 

 

 

UTILISATION DU LOGO

L’association MASE est propriétaire de son logo décliné au nom de chaque association locale. Le logo MASE ou le logo MASE local ne peuvent être utilisés que par les entreprises certifiées.  Ils sont communiqués à la demande par l’administration locale.

 

Les logos sont à utiliser dans le respect de la charte graphique et des règles d’utilisation (voir annexe 6 : Charte utilisation du Logo MASE).