Protocole d’audit

objet :

 

Cette procédure a pour objectif de préciser les modalités de préparation, réalisation et la restitution d’un audit de certification Système commun MASE – France Chimie.

 

1. PREPARATION DE L’AUDIT

 

1. Documents fournis par l’administration MASE locale au cabinet d’audits et à l’entreprise:

 

• Mission d’audit établie par l’administration MASE (voir annexe 1 : Mission d’audit),
• Demande d’audit complétée par l’entreprise,
• Le courrier rédigé par les membres du Comité de Pilotage lors de la précédente restitution d’audit.

 

Ces documents sont communiqués au cabinet d’audits choisi ainsi qu’à l’entreprise.

 

Le cabinet d’audits s’engage à accepter la réalisation de l’audit dans les délais et aux conditions prévues dans la mission d’audit. Il dispose d’un délai de 8 jours maximum pour se récuser et en avertir l’administration locale. Passé ce délai, la mission est considérée comme acceptée.

 

2. Documents fournis à minima par l’entreprise à l’auditeur:

 

A transmettre en amont à l’auditeur :

• Le dernier rapport d’audit de certification,
• Les fiches d’écarts du dernier audit de certification,
• Le compte rendu du bilan SSE,
• Liste des accidents du travail,
• Le dernier suivi semestriel (en filigrane « issu du site internet MASE »).

 

A transmettre en amont ou à présenter à l’auditeur le jour de l’audit :

• La politique et les objectifs,
• Le document unique,
• Le plan d’actions,
• Le compte rendu du dernier audit système interne,
• Le compte employeur,
• Manuel SSE.

 

 

Aussitôt la date d’audit fixée, entre l’entreprise et le cabinet d’audits, l’auditeur doit transmettre le plan d’audit à l’administration locale et à l’entreprise au plus tard 3 semaines avant l’audit.

 

1. REALISATION DE L’AUDIT

 

1. Définition

 

L’audit est composé de :

• La réunion d’ouverture,
• L’audit système documentaire dans les locaux de l’entité auditée,
• Un ou plusieurs audits terrain,
• La réunion de clôture.

 

L’audit complet est conduit par un même auditeur qui effectuera l’ensemble de l’audit sous un délai de deux mois.

L’entreprise fait le nécessaire auprès de ses clients afin d’obtenir l’accès de l’auditeur au(x) chantier(s) à auditer.

 

2. Durée de l’audit

 

La durée d’audit est fixée entre le cabinet d’audits et l’entreprise auditée : l’ensemble des activités doit être vu et l’audit doit être représentatif de la répartition géographique et de l’effectif.

 

Un audit comprend à minima une demi-journée d’audit documentaire et une demi-journée d’audit terrain.

 

Dans le cas d’un audit multi-sites, il comprend à minima une demi-journée d’audit documentaire qui couvre l’organisation de l’ensemble des agences et autant de demi-journées que nécessaire en fonction des audits terrains à auditer par agence.

 

3. Rapport d’audit

 

• Le rapport est rédigé et signé par l’auditeur. Il respecte le format défini par MASE (voir annexe 2 : Rapport d’audit). Les informations contenues dans le rapport doivent être vérifiées et validées par l’auditeur.

 

• Le rapport d’audit est à l’entête du cabinet d’audits, agréé Système commun MASE – France Chimie, mandaté par l’entreprise.

 

• Le rapport est la propriété de l’entreprise auditée. Il lui est communiqué par l’administration Mase local après la décision de certification du Comité de Pilotage. Il ne doit pas être transmis à l’entreprise par le cabinet ou l’auditeur.

 

• Un exemplaire signé par l’auditeur est transmis à l’administrateur MASE local au plus tôt après l’audit pour permettre la préparation du Comité de Pilotage et dans tous les cas, au plus tard trois jours avant le Comité de Pilotage.

 

• Les fiches d’écarts, complétées et signées, par l’auditeur et l’entreprise auditée, sont transmises en même temps que le rapport d’audit à l’administrateur.

 

• La cotation suivant la grille d’audit doit être transmise à l’administrateur en même temps que le rapport d’audit. Elle n’est communiquée ni à l’entreprise ni au Comité de Pilotage mais conservée par l’administration locale.

 

Les fiches d’écarts (incluses dans l’annexe 2 : Rapport d’audit) :

 

• L’émission des fiches d’écarts signées conjointement par l’auditeur et le responsable de l’entité auditée s’effectue lors de la réunion de clôture. Si la fiche d’écart n’est pas signée par le responsable de l’entité auditée, il faut préciser la fonction du signataire. Un exemplaire est remis à l’entreprise.

 

• L’auditeur précise la nature des écarts et regroupe les constats par famille.

 

• L’entreprise peut formaliser ses commentaires (accord ou désaccord, compréhension, précisions…).

 

• Les écarts de l’audit précédent (renouvellement ou initial après échec) sont repris dans le rapport d’audit. L’auditeur vérifie l’efficacité des actions menées suite à ces écarts et mentionne s’ils sont levés totalement, partiellement ou pas du tout. Les fiches d’écarts de l’audit précédent sont remises à l’administration locale, qui les conserve.

 

• Tout écart levé partiellement ou pas du tout doit faire l’objet d’une nouvelle fiche d’écart.

 

1. RESTITUTION DE L’AUDIT

 

1. Déroulement de la restitution

 

La restitution de l’audit, par l’auditeur, est réalisée devant le Comité de Pilotage de la région concernée.

 

La restitution doit apporter une valeur ajoutée au rapport d’audit. L’auditeur doit argumenter, motiver ses remarques, ses écarts et sa vision du système.

 

Le support de restitution est basé sur une présentation comprenant 5 slides (Voir annexe 3 : Support de restitution) :

 

• Synthèse et présentation de la société,
• Synthèse audit système,
• Synthèse audit terrain,
• Synthèse et tendance des indicateurs et commentaires,
• Ecarts et conclusions.

 

 

 

La restitution de l’audit est de l’ordre à minima de 20 minutes y compris les échanges avec les membres du Comité de Pilotage. L’absence de support de restitution (cf ci-dessus) entraine l’émission d’une fiche d’écart à l’auditeur.

 

L’auditeur donne sa préconisation sur la durée de la certification (0, 1 ou 3 ans) à la fin de sa restitution.

 

Les échanges terminés, le Président du Comité de Pilotage procède au vote par les membres du Comité de Pilotage puis formalise une synthèse de la restitution. Il faut à minima 5 membres votants pour valider la décision de certification. Les administrateurs ne prennent pas part au vote. En cas d’égalité de votes, la voix du Président de séance compte double.

 

Le Comité de Pilotage peut être scindé en sous-groupes, qui ne doivent pas varier lors d’une même journée en fonction des dossiers restitués. Les sous-groupes proposent la décision de certification, qui est validée lors de la réunion plénière.

En cas de perte de quorum dans un sous-groupe en cours de journée, une entreprise élue pourra être exceptionnellement remplacée par une autre entreprise élue siégeant ce jour-là.

 

Un membre du Comité de Pilotage, ayant une activité similaire à celle d’une entité auditée et pouvant de ce fait se trouver en concurrence directe ou s’il s’agit de sa propre société, ne participe ni à la restitution de l’audit ni à la prise de décision de certification.

 

Après décision, le Comité de Pilotage rédige les commentaires qui seront précisés dans le courrier adressé à l’entreprise et procède à la notation de l’auditeur.

 

Le Comité de Pilotage peut requalifier un écart et en informe l’auditeur. Le courrier de l’association précise la requalification de l’écart.

 

2. Notation de l’auditeur

 

Chaque restitution est notée par chaque membre du Comité de Pilotage afin de déterminer les éventuels problèmes ou points forts, les analyser avec des indicateurs suffisants et consolidés pour une vision globale.

La notation est un outil de transparence et de progrès entre l’auditeur, le cabinet et l’association MASE.

Il y a 4 critères de notation :

 

• Clarté de la restitution (concision, exemple concret…),
• Pertinence et justification des écarts,
• Qualité des documents (rapport d’audit et support de restitution au Comité de Pilotage) (orthographe, clarté, utilisation du rapport type…).
• Adéquation entre la restitution et la proposition de certification de l’auditeur,

 

 

 

Les 3 premiers critères sont évalués sur 4 notes : Très insatisfaisant = 1 ; insatisfaisant = 2 ; satisfaisant (conforme à la prestation attendue) = 3 ; très satisfaisant = 4

Le dernier critère est évalué de manière binaire : proposition de l’auditeur très insatisfaisante = 1 ; proposition de l’auditeur très satisfaisante = 4.

La moyenne des notes par restitution, faite sur chaque critère, est consolidée au niveau national.

 

Les auditeurs peuvent consulter les notes les concernant. Les cabinets ont accès à ces notes dans la limite des audits réalisés pour leur compte (les auditeurs pouvant avoir plusieurs agréments). Les notes ne sont pas accessibles aux entreprises.

 

3. Fiche d’écart auditeur

 

Le processus d’agrément des auditeurs prévoit une formalisation et une remontée des problèmes rencontrés lors des restitutions au travers d’une fiche d’écart auditeur (voir annexe 4 : Fiche d’écart auditeur).

 

Le Comité de Pilotage, représenté par son président, ayant constaté des problèmes/dysfonctionnements avec un auditeur doit informer ou rencontrer l’auditeur pour lui préciser/clarifier les points posant problèmes en complétant « La fiche d’écart auditeur ». La fiche d’écart doit être formalisée au plus tôt et au plus tard avec le compte rendu du Comité de Pilotage suivant.

La fiche d’écart sera adressée à l’auditeur et à son ou ses cabinet(s) d’audits de rattachement.

 

L’auditeur et le cabinet doivent compléter, signer et retourner cette fiche à l’administration locale dans un délai maximum de 8 jours ouvrables. Sans retour de leur part dans le délai imparti, elle est considérée comme approuvée sans commentaire.

 

Le Comité de Pilotage doit faire remonter la fiche d’écart à MASE à l’aide du document complété, pour analyse par le CSP.

 

L’auditeur et le cabinet d’audits transmettent, à l’association locale concernée, un plan d’actions correctif dans un délai d’un 1 mois. Ce plan d’action, suivi par l’association locale, sera transmis à MASE pour information.