Instances de MASE

OBJET

 

Cette procédure décrit et définit les rôles et missions des différentes instances existantes au niveau de MASE et des associations locales. Les missions énumérées dans ce document ne sont en aucun cas exhaustives.

 

Le terme d’administrateur dans ce document représente l’ensemble de la structure en charge de l’administration.

 

L’administrateur a une totale indépendance par rapport aux adhérents de l’association. En dehors de ses missions pour l’association, il n’assure pas de formation ni d’accompagnement des entreprises dans le développement de leur système Santé, Sécurité, Environnement selon le Manuel MASE.

 

LES INSTANCES MASE

 

MASE est composé de plusieurs instances : un Conseil d’Administration, un Comité INTER-MASE, un Comité de Suivi Pédagogique, un Comité technique/référentiel, une cellule MASE International, une structure administrative.

 

1. Conseil d’Administration MASE

 

Le Conseil d’Administration MASE dirige l’association.

 

Le Conseil d’Administration est composé de l’ensemble des représentants des associations MASE locales disposant d’une délégation de certification.

Chaque association désigne deux représentants titulaires et deux représentants suppléants, idéalement à parité parmi les collèges entreprises utilisatrices et intervenantes.

 

Un membre du Conseil d’Administration peut donner pouvoir (écrit) à un autre représentant de son association locale. Un mandataire ne peut être titulaire de plus de 1 pouvoir. Le Président du conseil d’administration a également une voix qui est prépondérante en cas d’égalité lors de vote.

 

Missions :

 

• Définir les stratégies de développement au niveau national et international,
• Décider des règles de gouvernance des instances MASE,
• Sélectionner, négocier et conclure le contrat avec l’organisme de formation des auditeurs et des membres du Comité de Pilotage.

 

Son organisation et son fonctionnement sont définis dans ses statuts.

 

1. Bureau de MASE

 

Il est composé d’un représentant titulaire et d’un représentant suppléant de chaque association Mase locale ayant reçu délégation de certification par MASE.

Le Conseil d’Administration désigne parmi ses membres les fonctions spécifiques du bureau selon les modalités spécifiées dans les statuts de l’association MASE France et International.

Le Président du Conseil d’Administration est également le Président de l’Association.

Les mandats ont une durée de deux ans et sont renouvelables. A l’expiration de chaque période de deux ans, le Conseil d’Administration désigne un nouveau bureau.

Le bureau a pour missions de :

 

• Préanalyser les sujets nécessitant un avis du Conseil d’Administration,
• Proposer au Conseil d’Administration des actions à mettre en œuvre en lien avec la feuille de route,
• Mettre en œuvre les actions décidées par le Conseil d’Administration,
• …

 

1. Comité INTER-MASE

 

Le comité INTER-MASE est la structure opérationnelle de l’association MASE.

 

Il a pour objectif d’assurer la cohérence du système MASE sur les thèmes suivants :

 

• Le fonctionnement des associations,
• L’harmonisation documentaire,
• La validation des décisions actées pendant ces comités,
• Les retours d’expérience de chaque région,
• Les informations sur les stratégies de développement.

 

La fréquence des comités est définie en fonction des besoins et événements avec à minima trois réunions annuelles. Chaque association locale transmet en amont les sujets qu’elle souhaite aborder ainsi que toutes les informations nécessaires au bon déroulement du comité.

 

MASE établit l’ordre du jour et rédige le compte rendu de ces comités. Il gère le tableau de suivi des actions et prend en charge les frais d’organisation (salles de réunion et repas).

Le comité INTER-MASE est composé de 2 représentants des associations locales (idéalement parité EU et EI) et des administrateurs des associations MASE locales.

Chaque membre élu ou désigné par l’association locale peut se faire représenter par un autre membre de la même association avec un maximum de 1 pouvoir. Le Président de l’association MASE a également une voix et il peut être représenté par un des vice-présidents ; en cas d’égalité des voix celle du Président est prépondérante.

1. Comité de Suivi Pédagogique

 

Le Comité de Suivi Pédagogique (CSP) a pour mission d’assurer la fiabilité de la formation des membres des Comités de Pilotage et des auditeurs ainsi que de statuer sur le renouvellement de l’agrément des auditeurs.

 

Il est composé d’au moins 5 membres constitué d’un représentant du Conseil d’Administration MASE et idéalement d’un représentant (EI ou EU) désigné par chaque association locale. Lorsqu’un des membres quitte le CSP, l’association MASE locale concernée désigne un nouveau représentant pour le remplacer. En cas de besoin, le Conseil d’Administration de MASE arbitre sa composition.

 

Le CSP peut s’adjoindre ponctuellement tout membre d’une association MASE locale, dont les compétences peuvent lui être utiles dans ses missions.

 

Le CSP a pour mission de :

 

• Définir le cahier des charges pour les formations des auditeurs et des membres des Comités de Pilotage,
• S’assurer de l’application du contrat négocié entre MASE et l’organisme sélectionné pour les formations,
• Valider le contenu des formations des supports pédagogiques et du test final mis en place par l’organisme de formation,
• Mettre en place et assurer le suivi du questionnaire de satisfaction réalisé suite aux formations des auditeurs et membres des Comités de Pilotage,
• Assurer le suivi des formations (retour d’expérience, évolution à apporter…),
• Valider le système de notation, des restitutions des auditeurs, effectué en Comité de Pilotage,
• Valider le renouvellement de l’agrément d’un auditeur suite aux conclusions de la supervision faite par l’organisme de formation des auditeurs,
• S’assurer du niveau de qualification des formateurs,
• Faire un bilan, à minima une fois par an, avec l’organisme de formation. Dans ce cadre, le CSP doit avoir accès aux questionnaires de satisfaction complétés par les participants à la formation,
• Faire un bilan de ses activités auprès de MASE.

 

Les missions ou actions du CSP nécessitant une dépense financière font l’objet d’une demande préalable auprès de MASE.

 

5. Comité technique/référentiel

Le comité technique a pour mission :

• D’être le groupe d’experts apportant les explications aux questions relatives à l’interprétation du référentiel,
• De compiler les remontées de nos adhérents,
• De réfléchir aux prochaines thématiques à intégrer au référentiel.

 

 

 

Il est idéalement composé au minimum d’un représentant de chaque association (EU ou EI). Il pourra s’adjoindre ponctuellement tout membre d’une association MASE locale, dont les compétences pourront lui être utiles dans ses missions.

 

1. Comité « création et accompagnement d’une nouvelle association MASE 

 

Le comité est composé idéalement :

• Du Président de l’association MASE,
• D’un représentant de la structure administrative MASE (cf §7),
• Des « parrains » (cf procédure Im n°7),
• D’un représentant de chaque association MASE locale,
• Si nécessaire, toute personne désignée par le Président de MASE.

 

Le Comité a pour mission de :

• Proposer les évolutions nécessaires concernant le processus de création et d’accompagnement d’une nouvelle association,
• Mettre en œuvre la stratégie de développement validée par le Conseil d’Administration de MASE.

 

 

1. Rôle de la structure administrative MASE

 

La structure administrative est le lien entre les différentes instances de MASE et gère le bon fonctionnement de l’association.

 

Elle a pour mission de :

 

• Gérer la partie administrative,
• Gérer les cabinets d’audits et auditeurs,
• Assurer les relations avec les instances MASE : CSN, CA MASE, CSP, …
• Promouvoir le MASE au niveau national et international,
• Organiser les comités INTER-MASE,
• Assurer la mise à jour du site internet MASE,
• Analyser les statistiques du suivi semestriel de l’ensemble des adhérents MASE
• …

 

 

LES INSTANCES LOCALES MASE

 

Chaque association MASE locale est composée d’un Conseil d’Administration, d’un ou plusieurs Comités de Pilotage et d’une structure administrative.

 

1. Conseil d’Administration local

 

Le Conseil d’Administration de chaque association locale est composé des représentants élus des deux collèges : Entreprises Utilisatrices et Entreprises Intervenantes.

 

Le Conseil d’Administration désigne parmi ses membres un bureau composé, à minima, d’un Président, d’un secrétaire et d’un trésorier.

 

Il pilote le fonctionnement de l’association et propose lors de l’Assemblée Générale les orientations, les modifications statutaires et définit les budgets.

 

Son organisation et son fonctionnement sont définis dans ses statuts.

 

1. Président d’une association locale

 

Il est le représentant de l’association MASE locale et préside le Conseil d’Administration et l’Assemblée Générale de son association.

 

Il est convenu, sauf dispositions particulières exceptionnelles, que le président de l’association locale soit issu du collège Entreprise Utilisatrice.

 

Le président a toute latitude pour proposer et décider d’actions permettant de mener à bien sa mission dans le respect des règles MASE en interface avec le(s) Président(s) du(des) Comité(s) de Pilotage et de l’administration MASE locale.

 

Il est le garant du bon fonctionnement de l’association locale dans le respect des statuts et des procédures MASE. Il porte la responsabilité administrative et juridique de l’association. Il a tout pouvoir pour prendre tout engagement financier à l’égard de tiers.

 

Il a pour mission de :

 

• S’assurer de la conformité du fonctionnement de l’association dans le cadre de son statut,
• Coordonner les actions de développement de l’association,
• Veiller et participer au dynamisme de l’association,
• Piloter l’activité de la structure permanente de l’association,
• Représenter officiellement l’association ou en déléguer ponctuellement la charge,
• Représenter l’association au sein des instances MASE et siéger de fait à l’Assemblée Générale MASE.

 

1. Comité de Pilotage local

 

Les membres du Comité de Pilotage sont désignés par les entreprises élues siégeant au Conseil d’Administration. Un président est désigné selon les conditions définies dans les statuts de chaque association.

 

Un membre du Comité de Pilotage a la possibilité de désigner un co-titulaire. Ce dernier doit être de la même entreprise. Le titulaire et le co-tilulaire doivent assurer un minimum de 1/3 de présence chacun.

 

Après leur nomination, les membres du Comité de Pilotage et leur co-titulaire ont un maximum de 6 mois pour suivre à une formation dont l’objectif est de les aider à accomplir leur mission afin d’assurer une cohérence dans la prise de décisions de certification. Cette formation sera assurée par l’organisme de formation sélectionné ou par l’administration locale concernée selon le support validé par le CSP.

En complément, le nouveau membre de Comité de Pilotage doit être parrainé sur 2 copils minimum.

Le nouveau membre n’aura le droit de vote qu’après sa période de tutorat et sa formation.

 

Le Comité de Pilotage a pour mission de :

 

• Décider des certifications des entreprises,
• Assurer la crédibilité de MASE au travers du respect des statuts et du processus de certification,
• Proposer et mener des actions d’animation, de promotion et développement de la démarche MASE.

 

Il se réunit autant que nécessaire pour mener à bien ses missions.

 

1. Président du Comité de Pilotage de l’association locale

 

Le président du Comité de Pilotage a toute latitude pour proposer et décider d’actions permettant de mener à bien sa mission dans le respect des règles MASE.

 

Il est convenu, sauf dispositions particulières exceptionnelles, que le président du Comité de Pilotage est issu du collège Entreprise Utilisatrice. Il peut être assisté par un ou plusieurs vice-présidents qui peuvent le représenter dans l’accomplissement de ses missions.

 

Il est le garant du bon fonctionnement du Comité de Pilotage dans le respect des statuts de l’association locale et des règles MASE.

 

Il a pour mission de :

 

• Présider et animer les réunions du Comité de Pilotage,
• Echanger avec les entreprises adhérentes,
• Proposer et suivre les actions d’animation et de promotion,
• Participer au Conseil d’Administration de son association,
• Participer aux Comités INTER-MASE.

 

1. Rôle de la structure administrative locale

 

L’administrateur local est le lien entre les adhérents de l’association, ses représentants, les cabinets d’audits et auditeurs. Il travaille en collaboration avec les représentants de l’association pour assurer la qualité des services rendus aux adhérents.

 

Il a pour mission de :

 

• Assurer la gestion administrative de l’association locale et répondre aux demandes administratives de MASE,
• Renseigner les entreprises intéressées et adhérentes sur le processus de certification et fonctionnement de l’association,
• Effectuer les réunions de lancement et de pré-audit initial,
• Gérer l’organisation des restitutions d’audits et des Comités Pilotage,
• Gérer le système de certification dans le respect des règles MASE,
• Analyser et traiter le suivi semestriel,
• Assurer le suivi, le développement et la promotion de l’association,
• Organiser les Conseils d’Administration et l’Assemblée Générale de l’association,
• Participer aux réunions administrateurs et aux Comités INTER-MASE,
• Si nécessaire, assister à la formation des auditeurs et contribuer à la formation des membres du Comité de Pilotage.

 

Pour assurer sa mission l’administrateur peut être amené à réaliser d’autres tâches en fonction des particularités locales.